Hoe vervoerders en verladers een betere service krijgen dankzij geautomatiseerde integraties

Het implementeren van integraties met vervoerders is een lange maar zinvolle procedure. Sinds vorig jaar zijn we druk bezig om te investeren in het automatiseren van logistieke processen. Veel bedrijven doen dit al door middel van een Transport Managment Systeem (TMS). Voor Quicargo is het vervolgens zaak om die verschillende systemen aan elkaar te koppelen. En in mei 2020 hebben we dit al 20 keer succesvol uitgevoerd. Een goede samenwerking tussen de beleidsbepalers van onze vervoerders en ons ontwikkelingsteam legt hiervoor de grondslag. 

Wat gedaan moest worden

In de markt zijn er al veel oplossingen voor integraties. Echter zijn de verbindingen en documenten vaak omslachtig en lastig te gebruiken voor mensen zonder technische achtergrond. Onze ontwikkelaars zijn daarom aan de slag gegaan om een integratieproces uit te werken die voor onze vervoerders makkelijk te volgen is. Daarnaast is de verbinding eenvoudig te leggen met veel verschillende TMS-systemen. Dit heeft er uiteindelijk voor gezorgd dat Quicargo nu de mogelijkheid biedt voor een vervoerder om binnen 48 uur een volledige integratie te maken. Dat dit een populaire dienst en functionaliteit is blijkt wel in het maandelijks stijgende aantal aanvragen van vervoerders. 

“Ik vind het fantastich wat we hebben bereikt in slechts een jaar. Tijden geleden hadden we slechts 3 integraties, en nu zitten we al op 20! Ook heeft de integratie die we nu hebben ontwikkeld slechts een aantal dagen nodig om te verbinden met alle externe systemen. In het verleden kostte dit een aantal maanden. We hebben nog steeds een hoop te doen aangezien er ontzettend veel verschillende type integraties  mogelijk zijn, maar we zijn op weg in de goede richting!”

Lucas Bonavita, Product Manager @ Quicargo

Wat zijn de mogelijkheden voor geautomatiseerde verbindingen?

We zijn nu in staat om 2 typen application programming interface (API) verbindingen aan te bieden:

  1. Web-diensten: een op XML gebaseerd systeem dat gebruik maakt van het internet om applicaties met elkaar te verbinden. Deze systemen bestaan voornamelijk uit programma’s, berichten en documenten.
  2. FTP/SFTP: een protocol die wordt gebruikt om bestanden te versturen tussen een FTP van een host of server en de FTP van de computer van een klant op het internet. SFTP is een beveiligde variant van FTP.

Waarom zijn geautomatiseerde verbindingen belangrijk voor Quicargo?

Via deze verbinding wordt automatisch informatie doorgegeven tussen het systeem dat vervoerders gebruiken voor hun planning, uitvoering en verbetering van de zendingen, en het systeem van Quicargo. Dit systeem heet het transport management system (TMS). Dit klinkt wellicht erg ingewikkeld, dus we verduidelijken het graag via een voorbeeld.

De verlader plaatst een zending op het platform van Quicargo. Nadat ons eigen systeem het heeft gecheckt, wordt het als verzoek naar de relevante vervoerders gestuurd. Zij accepteren de order op het platform van Quicargo, waarna de magie van de integratie plaatsvindt. De informatie van de zending wordt direct geplaatst in het TMS systeem van de vervoerder. De planner van deze vervoerder hoeft dus geen enkele handmatige handeling te verrichten om de zendingen in hun systeem te zetten, wat tijd en uiteindelijk ook geld bespaart. Daarnaast leidt de automatische overzetting tot vrijwel geen fouten aangezien de menselijke handeling er tussenuit is gehaald. 

Ook voordeel voor de verladers

Verladers profiteren ook van de integratie. Ze ontvangen automatisch informatie over de zending, updates over de levering, en de track & trace email. Over deze algemene zaken hoeven ze dus geen contact meer op te nemen met Quicargo. De verbinding zorgt ervoor dat alle informatie, ook vanuit verschillende vervoerders, altijd duidelijk via de e-mail wordt verstuurd.

Dit creëert dus volledige transparantie voor de verladers. Ze kunnen ten alle tijden de meest recente informatie vinden op het platform of in hun email. Verschillende vervoerders hoeven niet meer gebeld of gemaild te worden

Ook zal de service die Quicargo kan bieden hiermee verbeteren. Hierdoor kan er meer proactieve ondersteuning worden verleend. Alle data die voor het operations team beschikbaar is zal veel accurater zijn dan vroeger. Quicargo heeft nu een veel beter overzicht, en gebaseerd op de data kunnen er nu specifieke verbeteringen worden doorgevoerd.

Conclusie

Door deze integraties kunnen wij accurate informatie doorgeven, en specifieke en verbeterde services aanbieden aan zowel onze verladers als vervoerders.